Quản lý kho hàng là công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn kém nhân lực, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của công ty,... Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục quản lý các kho hàng bằng kinh nghiệm thủ công, Bên cạnh đó, cũng đã có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để tiết kiệm nhân công và tăng hiệu quả.
Khi quản lý kho hàng theo truyền thống thường có các bước quản lý hàng tồn kho như sau:
Thông thường quản lý hàng hóa theo cách thủ công sẽ có nhiều bước trong quy trình, chưa kể khi doanh nghiệp có nhiều kho trở lên. Việc này dẫn đến quản lý truyền thống sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Sau đây là một số khó khăn lớn thường gặp.
Việc áp dụng cách quản lý kho truyền thống trên giấy tờ, sổ sách/excel thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Hoặc không ít chủ shop thời trang có thói quen ghi tạm phiếu kiểm kho vào tờ lịch cũ rồi chẳng nhớ nổi mình đã kẹp nó ở đâu.
Đối với phần mềm excel thì chỉ cần máy tính hỏng, virut tấn công, nhân viên gian lận có ý đồ chỉnh sửa hay xóa dữ liệu, quá nhiều rủi ro có thể khiến bạn mất trắng dữ liệu. Nếu cứ mãi "đắm chìm" trong những phương thức quản lý cũ, bạn sẽ bị bỏ lại trong cuộc đua kinh doanh khắc nghiệt.
Các mặt hàng xuất ra nhập vào không khai báo mã vạch dẫn đến việc khi tiến hành kiểm khó gặp khó khăn, hàng hóa trong kho để lộn xộn, hàng mới hàng cũ lẫn lộn nhau không theo vị trí cụ thể nên khi kiểm hàng cũng không thể phân biệt nổi. Thậm chí hàng hóa mất chưa chắc bạn đã nắm được ngay.
Tình trạng thất thoát hàng hóa liên tục xảy ra, gây ra ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu của cửa hàng, nhưng chỉ với việc quản lý sổ sách chủ cửa hàng khó để quy trách nhiệm cụ thể cho nhân viên nào gây thất thoát hàng để kịp thời ngăn chặn điều chỉnh. Nếu quy trách nhiệm chung thì sẽ gây mâu thuẫn, hiểu nhầm, mà chẳng giải quyết được vấn đề. Đã thất thoát hàng hóa, nhân viên lại còn bỏ đi, sẽ chỉ còn mình bạn với đống hàng hóa ngổn ngang.
Doanh nghiệp sẽ phải tốn kém nhiều chi phí để thuê nhân viên kiểm kho, quản lý hàng hóa, kế toán.....Mà hiệu quả không đúng ý. Chưa kể việc giao toàn quyền cho nhân viên kiểm kho, chủ cửa hàng dường như sẽ phải đối mặt với rủi ro thất thoát hàng hóa do nhân viên gian lận, thất thoát hàng hóa.
Vậy nên hiện nay rất nhiều shop thời trang bắt đầu lựa chọn công nghệ làm trợ lý giám sát thay cho mình, vừa tiết kiệm 30-50% chi phí nhân viên lại còn cập nhật được báo cáo kho hàng từng giây, từng phút. Bất cứ một sự sai lệch nào, dù là nhỏ nhất cũng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với từng nhân viên.
Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra để biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu, còn hay hết và hơn hết rất khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho. Với một kho hàng thiếu tổ chức, sẽ gây ra nhiều vấn đề như: phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, chuột bọ cắn phá hàng, không kiểm soát được hàng lâu ngày… từ đó tạo khó khăn rất nhiều cho bộ phận kinh doanh khi lập đơn hàng bởi không biết chính xác trong kho còn mặt hàng này không và còn với số lượng bao nhiêu.
Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có hàng trăm, hàng nghìn chủng loại mặt hàng với nhiều size số, kiểu dáng, màu sắc. Bên cạnh đó với phương pháp thủ công ghi chép bằng tay thì chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết.
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh hiện đang là xu thế được rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ, lẻ quan tâm và lựa chọn thử nghiệm. Tạm biệt nỗi lo tồn kho và thất thoát, kiểm kho nhanh chóng, báo cáo tức thời.
Tuy nhiên, ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ cũng đã tạo ra nhiều công cụ giúp cho việc quản lý kho dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh hiện đang là xu thế thay thế quản lý thủ công đã cũ, thụ động. Việc tạm biệt nỗ lo tồn kho và thất thoát không còn là việc khó thực hiện nữa.
---
- Dịch vụ lập BÁO CÁO QUYẾT TOÁN theo Thông tư 39/2018/TT-BTC
- Dịch vụ tư vấn Setup hệ thống Quản lý Kho gia công - Xuất nhập khẩu
- ĐÀO TẠO: Nâng cao nghiệp vụ cho Nhân sự trong Doanh nghiệp gia công
– VP Hà Nội: Số 7 Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
– Hotline: 0972 181 589
– Email: exim.com.vn@gmail.com
Việc quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và có những bước phát triển đúng đắn hơn. Nếu chưa học quản trị kho hàng bài viết dưới đây sẽ giúp các nhân viên quản lý hiểu hơn về công việc và trách nhiệm của mình.
Chính sách xuất nhập khẩu, Chính sách thuế về bán thành phẩm của hàng hóa gia công xuất khẩu được đưa đi gia công lại cần những thủ tục gì? Cùng Exim tìm hiểu thêm qua câu trả lời của các cục hải quan nhé.
Quản lý kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa, các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho. Sự chuyên nghiệp trong cách quản lý kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.
