Quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp cần tránh sai lầm sau

18/06/2021
Quản lý kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa, các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho. Sự chuyên nghiệp trong cách quản lý kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.

Một số sai lầm thường gặp trong cách quản lý kho hàng hóa

Không xác định được mức tồn kho định kỳ

Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa, vật tư định mức cần thiết trong tồn kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc cơ hội kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hàng hóa.

Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có những cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn  trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách, hệ thống, lẫn cả mặt hàng thực tế trong kho bãi.

Không kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người  trong cách quản lý kho khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được quản lý khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không. Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Những sai lầm khi quản lý kho gặp phải

Kinh nghiệm để các doanh nghiệp có được một quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chuyên nghiệp

Đầu tư phần mềm phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều phương thức chi tiết giúp doanh nghiệp có cách quản lý kho tối ưu, bạn có thể sử dụng hiệu quả với các ghi chép, sổ sách để kiểm soát hàng hóa hoặc công cụ hỗ trợ như excel. Tuy nhiên, việc quản lý một cách thủ công gây khó khăn cho người quản lý cũng như đối với doanh nghiệp. Qua đó, đầu tư phần mềm quản lý kho là các giải quyết tối ưu nhất và lựa chọn số một cho doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp quy trình quản lý kho hàng hóa của doanh nghiệp khoa học, tốn ít thời gian, chi phí, sức lao động mà hiệu quả đạt được vẫn như mong muốn. Sự nổi trội của phần mềm quản lý kho đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng và hiệu quả cao. j

Một trong những cách quản lý kho vật tư hàng hóa tốt mà không có phần mềm quản lý phù hợp thì hiệu quả không cao. Bởi lẽ, phần mềm là nơi ta ghi nhận dữ liệu nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho nguyên vật liệu. Nếu thông tin không kịp thời và không chính xác thì mọi quyết định dựa trên các thông tin sai lệch sẽ không còn chính xác nữa. Điều đó, ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy phần mềm quản lý kho hàng nào thì phù hợp:

Phần mềm quản trị doanh nghiệp với phân hệ quản lý kho bao gồm việc quản lý từ lúc xây dựng nên bộ mã của vật tư, hàng hóa cho đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa đó và hệ thống kho bãi cũng như chính sách tồn trữ của nó. Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của phần mềm . Các doanh nghiệp thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho của mình cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để nhanh chóng quay vòng vốn.

Các chức năng chính trong phân hệ quản lý kho hàng của hệ thống :

Quản lý hệ thống danh mục hàng hóa, vật tư

  • Cho phép phân loại vật tư theo các loại sau: vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa,…
  • Cho phép người sử dụng phân nhóm vật tư theo nhu cầu tùy chọn và mô tả thêm nhiều thông tin khác nhau về vật tư
  • Cho phép quản lý vật tư với nhiều đơn vị tính
  • Cho phép quản lý vật tư theo lô và thời hạn sử dụng
  • Cho phép quản lý vật tư theo vị trí trong kho
  • Cho phép xếp loại vật tư dựa vào việc sử dụng hàng năm trên cơ sở phân loại ABC

Khai báo kho hàng

Cho phép khai báo không giới hạn số lượng kho hàng và vị trí trong kho

Quản lý nhập xuất kho

Hỗ trợ các dạng nhập xuất sau:

  • Nhập mua, nhập hàng bị trả lại, nhập từ sản xuất, nhập điều chuyển, nhập khác
  • Xuất trả lại nhà cung cấp, xuất bán, xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển, xuất khác

Cho phép điều chuyển tự động tạo phiếu nhập điều chuyển

Tính giá hàng tồn kho

Cho phép tính giá hàng tồn kho theo các phương pháp sau:

  • Giá trung bình tháng
  • Giá trung bình ngày
  • Giá nhập xuất trước

Báo cáo

Hệ thống sổ sách, báo cáo tồn kho đa dạng

Mẫu báo cáo linh hoạt, tùy chọn kết xuất đa dạng (số lượng, số lượng và giá trị, theo tiền hạch toán và theo ngoại lệ)

Kết nối với phân hệ khác

Phân hệ quản lý kho hàng có thể tích hợp với các phân hệ khác trong hệ thống như kế toán, quản trị mua hàng, bán hàng,…

---

CHÚNG TÔI CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ UY TÍN

Dịch vụ lập BÁO CÁO QUYẾT TOÁN  theo Thông tư 39/2018/TT-BTC

Dịch vụ tư vấn Setup hệ thống Quản lý Kho gia công - Xuất nhập khẩu

Phần mềm quản lý kho Exim 

ĐÀO TẠO:  Nâng cao nghiệp vụ cho Nhân sự trong Doanh nghiệp gia công

EXIM CONSULTING & TECHNOLOGY JSC

– VP Hà Nội: Số 7 Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.

– Hotline: 0972 181 589

– Email: exim.com.vn@gmail.com



Bài viết khác

Hàng gia công chế biến được hạch toán như thế nào?

16/06/2021

Khi nhập kho thành phẩm do đơn vị sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công, chế biến thì Cách hạch toán hàng đem đi gia công chế biến như thế nào

05 Giải pháp tự động hoá quản lý kho hàng cần biết

15/06/2021

Dưới đây là một số vấn đề cơ bản nhất mà mỗi doanh nghiệp cần phải nắm bắt và lưu ý để tự động hóa quản lý kho hàng hiệu quả:

NHỮNG TÀI KHOẢN LIÊN QUAN KẾ TOÁN KHO PHẢI NẮM RÕ

15/06/2021

Kế toán kho là vị trí kế toán phần hành không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy kế toán kho là gì? Công việc kế toán kho như thế nào? Những tài khoản hàng liên quan đến kế toán tồn kho gồm những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây!

Bài viết gần đây

Chuyển nhượng dự án đầu tư sẽ phải kê khai, tính thuế GTGT?
Chuyển nhượng dự án đầu tư sẽ phải kê khai, tính thuế GTGT?
Tại dự thảo Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật thuế Giá trị gia tăng, Bộ Tài chính đã đề xuất bỏ quy định chuyển nhượng dự án đầu tư không phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng.
QUY ĐỊNH VỀ GIA CÔNG HÀNG HÓA CHO THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI NĐ69
QUY ĐỊNH VỀ GIA CÔNG HÀNG HÓA CHO THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI NĐ69
Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định thương nhân Việt Nam được nhận gia công hàng hóa hợp pháp cho thương nhân nước ngoài, trừ hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.
Đầy đủ Thủ tục xuất khẩu SP gia công cho thương nhân nước ngoài
Đầy đủ Thủ tục xuất khẩu SP gia công cho thương nhân nước ngoài
Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài được thực hiện như sau :
Hải quan Hà Nội kiến nghị bổ sung quy định về xuất xứ hàng hóa (XXHH)
Hải quan Hà Nội kiến nghị bổ sung quy định về xuất xứ hàng hóa (XXHH)
Liên quan đến việc thực hiện các thông tư về xuất xứ hàng hóa, Cục Hải quan Hà Nội kiến nghị Tổng cục Hải quan bổ sung một số quy định để phù hợp với thực tiễn.
Facebook