Khái niệm Quản lý kho là gì? Tại sao lại cần quản lý kho?

I. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm quản lý kho

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Quản lý kho công việc không đơn giản?

1.2. Sự cần thiết của quản lý kho với doanh nghiệp

Quản lý hàng lưu động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho - một bộ phận của tài sản lưu động - có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng và tài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp.

Quản lý và sử dụng hợp lý các tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Do đó, doanh nghiệp cần tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất với việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong điều kiện tối thiểu hóa chi phí phát sinh.

1.3. Các tiêu chí quản lý kho hàng

Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

- Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với công tác bảo quản, bảo vệ hàng hóa.

- Xác định phương pháp, phương tiện sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý, khoa học.

- Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật.

- Phân loại hàng hóa để bảo quản theo phương pháp phù hợp.

Quản lý hàng tồn kho về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế

Doanh nghiệp cần Kkiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa. Từ đó, nhà quản lý đưa ra cơ sở giá bán hợp lý và tính toán khoản lợi nhuận thu về do bán hàng.

II. Tại sao cần phải quản lý kho?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.

Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.

Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.

Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

---

CHÚNG TÔI CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ UY TÍN

- Dịch vụ lập BÁO CÁO QUYẾT TOÁN  theo Thông tư 39/2018/TT-BTC

- Dịch vụ tư vấn Setup hệ thống Quản lý Kho gia công - Xuất nhập khẩu

- Phần mềm quản lý kho Exim 

- ĐÀO TẠO:  Nâng cao nghiệp vụ cho Nhân sự trong Doanh nghiệp gia công

EXIM CONSULTING & TECHNOLOGY JSC

– VP Hà Nội: Số 7 Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.

– Hotline: 0972 181 589

– Email: exim.com.vn@gmail.com

• Chia sẻ: