Đây có thể cho là một trong những công việc chính của một người làm công việc liên quan đến quản lý kho cho dù là kho hàng nhỏ của các shop bán lẻ hay kho hàng lớn của các đại lý, doanh nghiệp. Việc biết cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận và phải kiểm tra một loạt các chứng từ , xuất, nhập, lưu chuyển hàng là một bài toán được đặt ra cho các nhà quản lý. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc ghi chép hóa đơn mà nó cần phải thực hiện sao cho tối ưu và năng suất nhất.
Trước hết, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo.
Cùng một không gian, diện tích nhất định, những người biết cách sắp xếp hàng hóa của mình sao cho tối ưu nhất là những người chiến thắng. Nó sẽ giúp cho hiệu suất công việc quản lý lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng.
Ngoài ra, hãy trang bị sẵn sàng những tấm kệ để có thể bảo quản hàng hóa của bạn trong điều kiện tốt nhất. Tránh xa các tác động không đáng có có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của bạn.
Đây có thể là một mẹo hay giúp bạn xác định được hàng hóa cần tìm giữa hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Việc đánh dấu, phân loại này có thể dựa trên nhiều cấp độ như ngày nhập, ngày hạn sử dụng, theo mẫu mã, theo trend ,...v….v… để có phương án và biện pháp xuất nhập tối ưu nhất.
Việc đánh dấu hàng hóa sẽ được khoa học hơn khi bạn sử dụng các công cụ word, excel, access để tạo bảng tính và các danh sách, kế hoạch đấy!
Với một lượng vô cùng lớn hàng hóa ra vào hằng ngày, việc ghi chép đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Tuy nhiên hoạt động này có lẽ vẫn chưa được thực hiện một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất. Thay vì sử dụng sức người thì ngày nay có rất nhiều phần mềm có khả năng xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác, giúp chủ shop, doanh nghiệp giảm thiểu được rủi ro sai sót trong quá trình nhập hàng hóa. Các phần mềm quản lý kho Exim ngày nay không chỉ vô cùng thuận tiện mà còn liên kết bạn với các tính năng, nguồn cung ứng khác.
Trên đây là một số phương pháp giúp bạn có thể quản lý kho hàng của mình một cách hiệu quả. Hi vọng rằng, đây sẽ là những điều hay có thể mở rộng con đường kinh doanh phía trước của bạn.
Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ nhằm xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách, hồ sơ hàng hóa; xác nhận chất lượng của hàng hóa (nhận biết được những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa). Đây cũng là hoạt động quan trọng đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là 2 yếu tố đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hiệu quả.
Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định luôn duy trì trong kho hàng nhằm đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa vật tư một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng,… được diễn ra một cách liên tục. Việc xác định định mức tồn kho cần dựa trên các tiêu chí như:
Nhập hàng: kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo hàng nhập trùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sai lệch lớn về hàng hóa.
Xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo hàng hóa xuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)
Quản lý kho là một hoạt động vô cùng quan trọng nhưng cũng không kém phần phức tạp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp của iBom sẽ thay thế hoạt động ghi chép số liệu hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn bằng tay thủ công bằng hệ thống trực tuyến từ đó giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, hạn chế được những sai sót và hao hụt.
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.
Sơ đồ mô tả phương pháp FIFO và LIFO
Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
Tìm hiểu chi tiết tại: Khái niệm FIFO LIFO và tầm quan trọng trong quản lý kho hàng.
Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng.
Ví dụ, cần bố trí hàng cố định ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên được đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Lưu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu,….đặc biệt hàng hóa chất để ở vị trí riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại hàng khác,…
Tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ có thể tiếp cận hàng hóa dễ dàng.
Đồng thời căn cứ vào bố trí này để dán các bảng chỉ dẫn cụ thể, giúp các bộ phận khác có thể tiếp cận ngay khi cần thiết.
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch.
Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng về sau.
Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)
Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.
Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu, so sánh tính năng và giá cả từ nhiều nguồn để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.
Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm!
Ví dụ tại Saigon Express, khách hàng tiến hành ký hợp đồng thuê kho và bàn giao hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thông báo trước, hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo yêu cầu. Đồng thời hàng tháng khách hàng sẽ nhận được bảng báo cáo xuất nhập tồn chi tiết để theo sát tình hình lưu trữ, bán hàng của doanh nghiệp.
Kho của Saigon Express trang bị đầy đủ xe nâng hạ giúp quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng
SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng.
Ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý. Tuy nhiên cần hạn chế sử dụng các chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và in hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, \,..cũng cần tránh vì có thể làm file excel hoặc phần mềm bị lỗi khi nhập liệu.
Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn. Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.
Quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà sản xuất sẽ tạo ra lợi ích cho cả đôi bên. Ví dụ, một mặt hàng nào đó bạn bán rất chạy thì bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất đẩy mạnh sản xuất sản phẩm đó. Ngược lại, nếu sản phẩm được khách hàng phản hồi không tốt hay gặp lỗi ở chỗ nào đó thì bạn cũng có thể báo lại với nhà sản xuất để họ có sự điều chỉnh.
Rất nhiều vấn đề có thể đột xuất xảy đến trong khi quản lý hàng tồn kho và những vấn đề này có thể làm ảnh hưởng trầm trọng đến việc kinh doanh của bạn. Vì vậy, bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.
- Dịch vụ lập BÁO CÁO QUYẾT TOÁN theo Thông tư 39/2018/TT-BTC
- Dịch vụ tư vấn Setup hệ thống Quản lý Kho gia công - Xuất nhập khẩu
- ĐÀO TẠO: Nâng cao nghiệp vụ cho Nhân sự trong Doanh nghiệp gia công
– VP Hà Nội: Số 7 Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
– Hotline: 0972 181 589
– Email: exim.com.vn@gmail.com
Công việc quản trị các hoạt động bán hàng thì quản lý kho là một công việc quan trọng không kém. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Vậy chủ doanh nghiệp cần những kỹ năng quản lý kho nào để theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả nhất, hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây nhé.
Cũng Exim tìm hiều những lưu ý quan trọng trong hợp đồng gia công
Hợp đồng gia công quốc tế lả sự thỏa thuận giữa bên đặt gia công và bên nhận gia công, ờ các nước khác nhau, trong đó qui định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình gia công hàng hóa. 03 Nội dung quan trọng của hợp đồng gia công quốc tế cùng Exim tìm hiểu nhé.
