07 Bước kiểm kê kho hàng hóa trước khi lập báo cáo

Kiểm kê kho là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của nguyên liệu, sản phẩm, hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán. Sau khi kiểm kê, các bộ phận phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, phần mềm hải quan, các bộ phận phải xác định nguyên nhân vì phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo.

Các bước kiểm kê kho hàng hóa

Bước 1:

Căn cứ vào phần mềm hải quan, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất. Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú.

Bước 2:

Tiến hành kiểm đếm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3:

So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.

Bước 4:

Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo hải quan. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5:

Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế.

Bước 6:

Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7:

Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau: Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,… Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,… Nhiều trường hợp, nhà cung cấp gửi thiếu hoặc gửi thừa số lượng nhưng không phát hiện ra để điểu chỉnh tồn kho trên hệ thống, sửa tờ khai sau thông quan.

———–

Dịch vụ của chúng tôi: Chúng tôi giúp doanh nghiệp Sản xuất xuất khẩu, gia công, chế xuất lập Báo cáo quyết toán theo Thông tư 39/2018/TT-BTC

• Chia sẻ: